Bürotechnik

Bürotechnik – mehr denn je ist modernste Bürotechnik das A und O für effektives Arbeiten

Achten Sie in der komplexen und schnelllebigen elektronischen Welt der Bürotechnik unbedingt auf gute Qualität und einfache, intuitive Bedienung. Nur dann passt es auch  mit der Effizienz und Schnelligkeit. Und das ist es doch, was Sie genau wollen…

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1. Welche Technik für Ihr Büro?

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Nicht nur für Ihre Firma, auch fürs Home-Office sind einige Geräte sehr wichtig. Die Bürotechnik ist das A und O Ihrer Produktivität. Je besser Sie ausgestattet sind, desto weniger Probleme gibt es auf technischer Ebene. Viele denken, dass ein Computer inklusive Bildschirm, Tastatur und Maus ausreicht und müssen später Ihre Büroausstattung noch erweitern. Damit Ihnen nicht der gleiche Fehler passiert, erklären wir hier, welche Technik Sie für Ihr Büro wirklich brauchen.

2. Geräte für jeden Arbeitsplatz

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Um jedem Mitarbeiter die bestmöglichen Voraussetzungen zu ermöglichen, braucht jeder seinen eigenen Arbeitsplatz mit eigenen Geräten. Welche Bürotechnik jeder Arbeitsplatz braucht, erklären wir hier.

Der PC

Kein Büro funktioniert ohne PC, deshalb steht dieser an erster Stelle. Achten Sie beim Kauf nicht zu sehr auf den Preis, hohe Qualität ist hier ausschlaggebend. Denn wenn der Computer bereits im ersten Nutzungsjahr Ladeprobleme, Abstürze oder ähnliches hat ist ein effizientes Arbeiten unmöglich. Niemand will seine Arbeitszeit mit langen Ladezeiten verbringen und dann unter Zeitdruck stehen. Wichtig ist beim Kauf auch die Ergonomie. Bewegliche Bildschirme verhindern Rückenschmerzen durch falsches Sitzen.

Weiterhin brauchen Sie die richtigen Programme. Welche Programme Sie benötigen, bleibt Ihnen überlassen. Ein Virenscanner ist jedoch zwingend notwendig. Achten Sie beim Lizenzkauf darauf, eine Unternehmenslizenz zu kaufen, die für alle Rechner gilt.

Um Ihren Computer richtig nutzen zu können, ist eine schnelle Internetleitung von Vorteil. Fragen Sie am besten bei verschiedenen Anbietern nach, welche Möglichkeit an Ihrer Adresse machbar ist.

Der Server – das Herz des Netzwerks

Jede PC-Anlage ist nur so leistungsstark wie sein Server – der Knotenpunkt des Netzwerks. Ohne ihn geht nichts. Über den Server werden Datenbanken verwaltet, der E-Mail-Verkehr wird gelenkt und vieles mehr. Auf diese Weise kann der Server jedoch auch zu einem „Daten-Nadelöhr“ werden. Deshalb werden in großen Betrieben oft mehrere Server zu einem so genannten Cluster zusammengeschlossen. Der Vorteil: Ist ein Server stark belastet, laufen die Datenströme einfach über einen der anderen Server. Das erhöht nicht nur die Effizienz des Netzwerks, sondern trägt auch zur Ausfallsicherheit bei. Denn sollte einer der Server ausfallen, übernehmen einfach die anderen seine Funktion. Dementsprechend bleibt das Netzwerk trotzdem vollständig funktionsfähig.

Telefonanlage

Wichtig beim Kauf einer Telefonanlage ist, dass jeder Arbeitsplatz sein eigenes Telefon und eine entsprechende Weiterleitung bekommt. Das erleichtert die Kommunikation von außen und vermeidet lange Wartezeiten. Für Anrufe außerhalb der Geschäftszeit nutzen Sie einen individuellen Anrufbeantworter. Oder legen Sie eine Weiterleitung auf Handy oder Privattelefon. Ob Sie ein Schnurtelefon oder eine schnurlose Variante kaufen, ist von der Anrufhäufigkeit abhängig. Sollten Sie häufig telefonieren, ist ein Headset praktisch. Dadurch haben Sie beide Hände frei.

Computer-Anlagen vereinfachen die Kommunikation durch ein internes Netzwerk sowie Internetzugang. Über IP-Telefonie (Internet-Protokoll-Telefonie) können Sie online telefonieren und auch Videokonferenzen abhalten. Dabei hilft Ihnen der Server bei der Gesprächsvermittlung, indem er IP-Adressen generiert. So können Sie sich problemlos mit Geschäftspartnern aus aller Welt treffen – ohne Ihr Büro zu verlassen.

3. Multifunktionsdrucker – Kopierer, Drucker, Scanner und Fax

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Einen Drucker können sich mehrere Mitarbeiter teilen, da dieser nicht ständig genutzt wird. Welchen Drucker Sie für Ihr Büro wählen sollten, erklären wir hier.

Obwohl viele Unternehmen versuchen, möglichst wenige Papierdokumente zu erzeugen, bleibt doch immer ein Rest, der gedruckt werden muss. Die Wichtigkeit eines Druckers ist hoch, kein Unternehmen kann ohne ihn auskommen. Ein Multifunktionsdrucker ist dabei ideal, dieser kann kopieren, drucken, scannen und oft auch faxen. Beim Kauf sollten Sie außerdem auf einige Eigenschaften achten: ein WLAN-Zugang ist essentiell, auch sollte der Drucker möglichst einfach zu bedienen sein. Außerdem fragen Sie sich welche Formate Sie drucken und welche Qualität Sie benötigen. Schließlich ist ein weiteres wichtiges Kriterium die Druckart. Die beiden beliebtesten Varianten sind der Laserdrucker und der Tintenstrahldrucker.

Laserdrucker

Vorteile des Laserdruckers sind die Schnelligkeit und die lange Haltbarkeit des Drucks. Auch auf Normalpapier druckt ein Laser mit hoher Qualität. Er hat jedoch eine schlechtere Druckqualität bei Fotos. Bei vielen Ausdrucken sind die Kosten niedriger, obwohl der Stromverbrauch etwas höher als bei einem Tintenstrahldrucker ist. Ein Laserdrucker ist dokumentenecht und kann daher für Beglaubigungen und offizielle Ausdrucke verwendet werden.

Tintenstrahldrucker

Wir empfehlen den klassischen Tintenstrahldrucker, wenn Sie selten drucken. Die Tintenpatronen trocknen bei Nichtbenutzung ein und müssen daher regelmäßig verwendet werden. Außerdem ist das Kosten-Druckseiten-Verhältnis der Patronen schlechter als bei den Tonern des Laserdruckers.  Ein Vorteil des Tintenstrahldruckers ist, dass die Druckqualität von Fotos auf Spezialpapier sehr gut ist.

4. Weitere platzübergreifende Bürogeräte

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Um die Büroarbeit möglichst produktiv und einfach zu gestalten, sind Hilfsgeräte praktisch. Darunter fallen Aktenvernichter oder Laminiergerät, aber auch Beamer oder Whiteboard. Natürlich braucht nicht jedes Büro diese Geräte, doch sie erleichtern oft die Arbeit und Sie sparen sich einen Weg zum z.B. Copyshop.

Beamer

Als Allround-Talent für Seminare, Konferenzen und Vorträge ist der Beamer mittlerweile Standard in der Bürotechnik geworden. Nachdem Sie ihn an den Computer angeschlossen haben, können Sie damit Videos, Bilder und Sounds in hoher Qualität wiedergeben. Zusätzlicher Vorteil eines Beamers: Er ist leicht zu transportieren und damit sehr flexibel einsetzbar.

Darüber hinaus besitzen neuere Geräte oft eine W-LAN-Funktion und kommen daher ohne Kabelsalat aus. Die neueste Generation von Beamern geht sogar noch einen Schritt weiter: Mini LED Beamer! Wie der Name schon sagt, sind diese Geräte besonders klein und verfügen über LEDs. Daher muss man die Lampen weniger oft ersetzen und die Beamer haben einen geringen Energieverbrauch. Da die LEDs nicht so viel Wärme erzeugen wie normale Beamer-Lampen, benötigt man außerdem keine Lüftung. Deshalb müssen Sie nicht noch zusätzlich gegen Störgeräusche ankämpfen.

Whiteboard

Damit machen Sie Ihre Bürowand zum Touchscreen! Moderne Methoden der Präsentation nutzen sogenannte Whiteboards oder „digitale Tafeln“. Dies sind elektronische Projektionstafeln, die in Verbindung mit PC/Tablet und Beamer funktionieren. Die projizierte Präsentation kann mit Fingern oder einem besonderen Stift interaktiv bearbeitet und die Arbeit auf dem PC gespeichert werden.

Dabei gibt es sehr unterschiedliche Techniken. Z. B. gibt es Verfahren, die über eine Druck– oder Strom-empfindliche Tafeloberfläche verfügen. Hier ist es meist möglich, auch nur mit den Fingern zu schreiben und zu zeichnen.

Zum anderen gibt es Systeme, bei denen die Oberfläche des Boards sekundär ist. Bei diesen trigonometrischen Whiteboards ist der Stift entscheidend. Dabei schickt der Stift die Ortssignale via Laserlicht, Ultraschall- oder Infrarot-Strahlung an den PC.

Diktiergerät

Da sich niemand so genau an den Wortlaut einer Besprechung erinnern kann, ist ein Diktiergerät ein nützliches Gadget. So können Sie auch nach der Besprechung noch kontrollieren, was gesagt wurde. Außerdem muss keiner der Anwesenden das Gesagte protokollieren. Die Dateien können Sie auf dem Computer speichern und mittels kostenfreier Programme einfach transkribieren.

Laminiergerät

Das Laminiergerät schweißt ein Blatt Papier zwischen zwei Folien ein. Dadurch wird es wasserdicht und länger haltbar. Bei kleinen Aushängen und  Blättern, die draußen genutzt werden, ist dies sehr nützlich. Außerdem können Sie die Folien mit abwaschbaren Folienstiften beschriften und somit z.B. Checklisten erneut benutzen.

Aktenvernichter

Das Gerät, das auch unter dem Begriff Schredder bekannt ist, ist praktisch für die schnelle und vor allem saubere und unwiderrufliche Vernichtung ausgedruckter Blätter. Dadurch, dass die Blätter in viele einzelne Streifen zerschnitten werden, können sie kaum bis gar nicht wieder zusammengesetzt werden. So kann niemand an ihre vertraulichen Akten oder Kundendaten kommen, auch nicht, wenn sie weggeworfen wurden.